やよいの給与明細オンラインは、給与計算ソフトですが、従業員さんに渡すときは書類で渡す必要があります。

ソフトの名前が「給与明細オンライン」だったので、てっきり給与明細をオンラインで公開するのかと思いきや、全然違いました(笑)。

ただ、エクセルを加工すれば、本当にオンラインで明細を確認できるようになります。

本当の意味で、給与明細をオンラインにする方法

やよいの給与明細オンラインで給与明細を作り、従業員さんにオンラインで渡す方法をお伝えします。

給与明細の電子化やweb化とも呼ばれます。早速、どんな感じか確認してみましょう!

なお、今回は「MFクラウド給与明細」で従業員さんに給与明細を渡すものとします。無料なので試しやすいですよ。

MFクラウド給与明細の詳しい使い方はこちらです。

給与データをCSVダウンロード

やよいの給与明細オンラインのデータを使って、実際に、web化してみます。

まず、やよいの給与明細オンラインから、給与データをダウンロードするところからスタートです。

「明細一覧」→「明細一覧をダウンロード」→「CSVダウンロード」。

ダウンロードしたCSVファイルをエクセルで開くと次のような感じです。

MFクラウド給与明細の方式に直す

ダウンロードしたデータから、webで正しく表示されるための加工を施します。

必要な形式

  • 社員番号(必須)
  • 苗字(必須)
  • 名前(必須)

紐づけのための社員番号、苗字と名前が分かれている、このあたりは必須です。

基本給や社会保険料など、web明細に記載する情報も設定します。

修正前後のデータがコチラ

↓やよいの給与明細オンラインからダウンロードしたCSVファイル

↓MFクラウド給与明細へアップロードするためのCSVファイル

縦に長いデータが横に長くなりました。

また、新たに社員番号や名前などが指定されています。

手入力で毎月直すのは面倒なので、エクセルのテンプレートを作っておけば、コピペでサクッと出来上がります。

>>サクッとweb化できるエクセルの作成方法(記事作成中)

webにアップロード

あとは、このCSVファイルをweb上でアップロードするだけ。

MFクラウドにログインして、CSVファイルをアップすると、給与明細がweb化されました。

明細部分を拡大すると、次のとおりです。

なお、やよいの給与明細オンラインで作ったのは3月支給分でしたが、間違って4月給与としてアップロードしました。

このへんはミスしやすいところなので、しっかりご確認ください。

給与明細をオンラインで渡すべきか?

やよいの給与明細オンラインは、従業員30人以下の会社や個人事業主のためのソフトです。

30人以下の給与明細なら、印刷して紙で渡すのでも手間は大したことないので、そもそもオンラインで給与明細を渡すべきか疑問に思う人もいるでしょう。

どんなときに、給与明細をweb上で渡すべきか、いくつか例を紹介します。

外回り、夜勤

  • 日勤と夜勤で分かれている
  • 外回りが多く総務と顔を合わせない

こんな感じの職場だと、給与明細を手渡しするのも一苦労です。

webで公開すれば、24時間どこからでも給与明細を確認できるので、オンライン給与明細に向いているでしょう。

郵送で給与明細を渡している

毎月の給与明細を手渡しじゃなく、郵送で自宅に送っているときは、web化に積極的に取り組むべきでしょう。

  • 印刷・・・手間
  • 封筒・・・手間
  • 郵送・・・コスト

給与明細を印刷して、封筒に入れて、郵便で送る。

時間もお金もかかる割に、会社の売上には関係ありません。こういった部分は効率化していくべきでしょう。

やよいの給与明細オンライン、webで公開、まとめ

やよいの給与明細オンラインのデータを加工して、web上で従業員に給与明細を渡す方法をお伝えしました。

従業員30人以下でも、給与明細の電子化に取り組んでみたい場合は、チャレンジしてみてください。