会社でも個人事業でも、仕事に必要なものを買うと、いろんな書類が手元に残ります。適当に保管しておくと経理で苦労することがあります。

だからといって、どこまでキッチリ分けて大事に保管しておくべきかは迷うところです。経理を楽に早く終わらせる目線で、資料の保管方法を説明します。

経理目線からの資料保管方法。整頓すべき?ただ保管すればいい?

現金払いならレシートや領収書、クレジットカード払いなら売上票も合わせてもらったりと、たくさんの資料が貯まります。

捨てていいなら楽ですが、資料保管の義務があるので、捨てるわけにはいきません。また、捨てたら経理で困る書類もあります。

そこで、経理のことを考えて、整理のコツをお伝えします。

キッチリ整理して保管すべきもの、とりあえず取っておけばいいものを見極めて、無駄なエネルギーを使わないようにしましょう。

レシートや領収書

現金でも電子マネーでもカード払いでも、会計するとレジでレシートか領収書をもらいます。

そのとき、あとで経理処理をすることを考えると、次のとおり分類するといいです。

分類方法

  • 現金払い
  • Suica払い
  • nanaco払い
  • アメックス払い
  • VISA払い

支払手段に応じて、分けていくことが大事です。

さらに月別に分けておくのがベストですが、量が少ないときは「1-3月分 Suica払い」のようにまとめるといいでしょう。

現金払い

領収書やレシートを会計ソフトに手入力するので、絶対になくしてはいけません!

もし、紛失したり、レシート等がもらえなかったときは、出金伝票等に記録して、他のレシートといっしょに保管しておきましょう。

ちなみに、現金払いで何度もリピートする経費ってありませんか?例えば、よく物を送る商売なら、郵便局のレシートが大量になったりします。

仕訳入力するときに、同じ相手先なら、日付と金額だけ変えて、エクセルから会計ソフトに取り込む方法が楽ですよ。

電子マネー

例えば、電子マネーSuicaの場合、電車やバスの乗車区間は明細を会計ソフトに取り込めば終わり。きっちり内容まで記載されます。

ただ、Suicaを使った買い物の場合は、「物販」としか表示されないので、経理処理としては不十分です。

Suicaの明細を見ながら、補足の入力が必要です。

クレジットカード払い

クレジットカード払いのレシートや領収書は、基本的に取っておくだけでOKです。月別の明細を見れば、そこに買った場所が記載されるからです。

ただ、仕事でもプライベートでも同じクレジットカードで支払っているときは注意してください。

「4/20 ヨドバシカメラ 6459円」と月別明細に書いてあっても、これが仕事用なのかプライベート用なのか分かりません。

そのときに、レシートや領収書をチェックします。

クレジットカード売上票

クレジットカードを使ったときに、レシートとは別に明細を受け取りますよね?

オレンジやグリーンの色付きのタイプが多いです。

この売上票は、あとでカード会社から請求が行くことを確認するための書類なので、カード明細に記録されたら、もう用済みです。

でも、商売に使った明細は全部残すのが基本なので、捨ててはいけません。

経理では、この書類を使うことはありませんので、一つの封筒に放り込んでおけばOKです。

クレジットカードの明細

月1回書面で送られてくる人、オンラインで明細を確認する人、いろんなタイプがありますが、どちらにしても保管が必要です。

「これがあればレシートや領収書は捨てていいのでは?」って思えますが、全部を保管するルールなので、捨ててはいけません。

できればCSVファイルがダウンロードできるようにしておくと、入力の手間が省けます。


最近だと、クラウド会計と連携させるのも便利になりましたので、それもいいですね。

納品書

ネット通販で買い物をすると、納品書が段ボールに入っていることもあります。Amazonだと必要に応じてダウンロードする方式なので、減ってきてはいますが。

この納品書を見ながら会計ソフトに入力することはありませんので、クレジットカード売上表と同様に、ただ保管するだけでOKです。

経理目線からの資料保管方法。まとめ

物を買うと、手元に残る書類は膨大になります。全部取っておく必要があるので、すべてをキッチリ整理するには時間もエネルギーも必要です。

ただ、実際には経理では使わず、ただ保管しておくものも多いです。そんな書類は段ボールや封筒にザックリ放り込んでおけば大丈夫です。