個人事業や小さな会社で働く人が、電車やバスなどの交通費を払ったとき、伝票を作成していますか?作成してダメってことはありませんが、伝票を作成するのは面倒ですし、時間の無駄です。伝票が不要なケースも多いのを確認しましょう。

交通費は伝票を作らずに履歴で済ますべし

最近は、電車やバスに乗るときに、現金で乗車券を買うことのほうが少ないです。カード型やスマホの電子マネーを使って乗車するなら、履歴が残るので、この履歴をうまく活用したいところです。

suicaなら券売機などで簡単に出せる

例えば、JRのSuicaなら、券売機にSuicaを入れて、履歴を印刷すれば、最大で過去100件の履歴が印刷されます。


引用:http://blog.livedoor.jp/busara7007000/archives/50990791.html

日付や乗車区間や金額がしっかり記載されるので、伝票を作るのと同じです。

ただ、JR東日本のSuicaで西日本の電車に乗ると、駅名が記録されなかったりするので、この場合はメモなどを付けておく必要があります。

パスモなども同じです。

1-3ヵ月に1回は履歴を取る

Suicaの履歴は、券売機でいつでも取れるのですが、1年に1回じゃダメです。

「履歴100件まで」「26週以内」って条件が付いているので、電車に乗る頻度に応じて1-3ヵ月に1回くらい履歴を取っておきましょう。

忘れると、スケジュール帳などから、いつどこの区間を乗ったかを調べないといけません。

また、区間ごとの乗車料金を調べないといけないのが面倒です。こまめに履歴をもらったほうが楽ですよ!

モバイルSuicaなどはネットで履歴を取る

券売機から履歴を印刷できないモバイルSuicaなどは、ネットから履歴を印刷できます。

書面じゃなくデータなら、会計ソフトと連携させたり、データ取り込みができるので、すごく便利です。

買い物に注意

駅のコンビニや街中で、Suicaなどで決済して買い物をする人も多いでしょう。

そのとき、レジで、レシートをもらいますが、「Suicaに履歴が残るから捨てても大丈夫?」って感じもします。

それはダメです。

例えば、Suicaの場合、履歴には「物販」としか表示されません。

経理のときに、Suicaの履歴を見ても、何を買ったのか分かりません。そのため、レシートをチェックする必要があります。

クレジットカードなら明細に購入先名が記載されるので、その点は電子マネーのデメリットです。

交通費で伝票を作ったほうがいいケース

本サイトでは、交通費を払ったときに伝票を書く必要はないというスタンスです。ただ、例外的に伝票を作ったほうがいいと感じるケースもあります。

現金で払ったとき

切符を現金で買ったときは、手元に払った金額を証明する記録が残りません。

記録が残らない異常は、出金伝票に書くか、エクセル等にまとめるしかないです。

伝票じゃないとダメってことでもないので、せっかく作るなら会計ソフトに取り込める連携性があるといいですね。

従業員への交通費精算

家族経営の会社なら、スイカの履歴を全員出してもいいですが、従業員にスイカ履歴を提出させるのは厳しいです。

アフターファイブや休日に仕事で使った分の履歴が載っているので、プライベートの監視みたいでお互いに気分がよくないでしょう。

この場合も伝票かエクセルでまとめるのがいいです。

交通費に伝票は不要、まとめ

カード式の電子マネー、スマホアプリが発達した今、現金で乗車券を買うことは少なくなりました。

そんな時代背景なので、交通費を使った証拠として、伝票が必要なくなりつつあります。

履歴を使って、できるだけ伝票に記録する時間を消し去っていきましょう!

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