レシートや預金口座からデータを引っ張って仕訳を作ってくれるfreee。優秀なソフトです。しかし、よく見かけるのが現金残高がマイナスになってしまっているユーザー。現金のマイナス表示は現実世界ではありえません。マイナスを解消する方法を説明します。

freeeが提案してきた仕訳をそのまま登録するとマイナスになりやすい

freeeは、預金口座などと連携させると、仕訳を提案してくれます(上の画像)。合っているならこのまま登録すればいいですし、間違っていれば修正します。freeeを信じ切って、「登録、登録、登録・・・」と連打すると、いつのまにか現金がマイナスになるのはよくある話です。よく見かける例を見てみましょう。

売上代金を預金口座に入れたとき【現金がマイナスになる取引】

売上代金18万円を預金口座に入れたとします。freeeで預金口座データを引っ張ると次のように表示されます。

もし、このまま登録すると、預金が増える代わりに現金がマイナスになります。現金側で「現金/売上、18万円」という処理をすれば解消しますが、この入力が足りないケースが多いです。

下の画像のように、freeeが提案した仕訳を加工してから登録すれば、現金のマイナスを回避できます。「預金/現金」「現金/売上」という2つの取引を登録するのは面倒なので、「預金/売上」と直して登録するわけです。

一度しっかり設定すると、次からはfreeeが予測してくれるので、登録の連打しても現金がマイナスになりません。

逆に、間違った内容で登録すると、freeeはずっと間違った仕訳を提案し続けます。大量の仕訳を後で手直しすることになります。freeeを入れた意味ないですよね?

誤:簿記や会計が分からなくても使えるfreee
正:最初にしっかり設定すれば、簿記や会計が分からなくても使えるfreee

・freeeのサポートを使う
・freeeを使っている詳しい人に聞く
・freeeに対応している税理士に聞く

どれでもいいと思いますが、「最初に正しく設定することが大事」ということだけは覚えておきましょう。

現金がマイナスになる取引、その他いろいろ

売上代金の預金への入金、これが現金がマイナスになる一番多いケースです。しかし、その他にも現金がマイナスになる取引はたくさんあります。

・社長個人が立て替えて払ったのに、会社の現金で払ったことになっている
・個人事業で事業主借ですべきところ、現金勘定で処理している

現金がマイナスになると、このマイナスを直す手間が面倒だと思いませんか?いっそのこと、現金勘定科目自体をやめてしまうのはいかがでしょうか?それを次から説明します。

freeeで現金がマイナスにならないようにする工夫【現金勘定をやめる】

freeeで現金がマイナスにならないようにするには、現金という勘定科目自体をやめてしまうのが簡単です。業種や会社の規模にもよりますが、個人事業や零細企業なら取り入れやすい工夫だと思います。freeeの画面を見て、現金残高のマイナスを修正するのはもうやめましょう。

現金勘定をやめるとは?

レジや金庫があって、常に現金を管理している業種だったら、現金という勘定科目は必須です。飲食店や美容室などの現金回収メインの業種をイメージしてみてください。

一方、振込で売上代金をもらうことがほとんど、現金でもらうとしても滅多にない、こんな業種なら現金勘定科目をやめるという工夫がいいでしょう。

現金で売上代金をもらってもすぐに預金に入れてしまえば、「預金/売上」で会計処理してしまえばいいです。さきほども見た画像ですね。

現金を使わない場合の処理方法

・5/10、事務用品費、6500円
・5/16、接待交際費、8000円
・5/26、旅費交通費、3500円
→合計23,000円

上の内容を、freeeの現金勘定を使って処理すると、マイナス23,000円となります。個人事業なら事業主借、会社なら役員借入金を使いましょう。

個人事業なら事業主借

個人事業なら、事業主借で処理します。そうすると、事業主借はプラス23,000円となります。「事業主貸」「事業主借」という勘定科目はどうでもいい科目です。金額が大きくなったりマイナスになったとしても問題ありません。金庫やレジがない個人事業なら、事業主勘定にどんどん放り込みましょう。

会社なら役員借入金

会社の場合、事業主という科目はありません。ひとり社長の会社だと、社長個人の財布から23,000円を払っているケースがほとんどです。

こんなときは、1ヶ月に1回、次のように処理すればいいです。

【freeeへの入力(経費の内訳)】
・5/10、事務用品費、6500円
・5/16、接待交際費、8000円
・5/26、旅費交通費、3500円
→合計23,000円。相手勘定科目は「役員借入金」

【freeeへの入力(精算と振込)】
・6/1、普通預金、23,000円
→「役員借入金/普通預金」、23,000円の借入返済。

社長がクレジットカードやSuicaで支払ったなら、履歴をfreeeと連携させてもいいです。いずれにせよ、現金がマイナスになるのはおかしいので現金自体をやめる、ただそれだけの話です。

freeeで現金がマイナスにならないようにする工夫、まとめ

freeeを使っていると現金がマイナスになって、「おかしいな?なんで?」と悩む方も多いです。しかし、多くの個人事業主や会社は、現金勘定を使う必要がありません。現金勘定を使うのをやめることを検討すると、マイナスに悩まされることもなくなるのでオススメです。

個人事業主のfreee利用者には、「売上から源泉徴収されたときの処理が分からない」という方も多いです。そんなときはこちらの記事をご覧くださいね。