Suicaやnanacoなどの電子マネーで支払ったときのレシートや領収書は、どのように保管していますか?現金払いの領収書といっしょに保管していませんか?経理を楽にする目線だと、電子マネー払いの領収書やレシートは分けて保管したほうが会計ソフトの入力が楽です。

現金払いと電子マネー払いでなぜ領収書とレシートを分ける?

なぜ、現金払いと電子マネー払いで、領収書やレシートを別々に保管したほうがいいのでしょうか?その理由は、現金払いと電子マネー払いの経理処理のやり方が違うからです。

電子マネーはインポート、現金は手入力

経理を楽にする目線では、電子マネーは利用履歴をダウンロードして、会計ソフトにインポートするのが楽です。例えば、Suicaの利用履歴を弥生会計に取り込む記事を書きましたが、手入力よりも早く確実に楽に処理することが可能です。

一方、現金払いのときは、会計ソフトに直接手入力するのが一般的です。もし、現金払いと電子マネーの領収書が混ざっていると、二重計上のミスも起こりやすくなります。

インポートしないなら一緒の保管でもいい

今までの説明は、会計ソフトに電子マネーの利用履歴をインポートすることが前提です。そのため、インポートせずに手入力するなら、領収書等の保管は分けなくてもいいです。経理を楽にするがコンセプトのこのサイトではインポートをオススメします。

電子マネーの利用履歴があれば領収書は捨てていいか?

電子マネーの利用履歴がダウンロードできるから、レジで受け取る領収書は廃棄していい?こんな疑問が湧きます。答えはNO。捨ててはいけません。会社法や税法で、ビジネスに関係する書類の保管が義務付けられています。封筒などに入れて保管しておきましょう。

電子マネーの領収書、会計ソフトのインポート後に必要【Suica】

電子マネーの領収書は、会計ソフトに利用履歴をインポートしてしまう場合でも必要です。すべての電子マネーのインポートを試したわけではないのですが、Suicaの場合は必要なのが確実です。

Suica履歴を取り込むとこうなる

下の画像はSuica利用履歴です。

【種別】
入・・・電車やバスの乗車
物販・・・Suicaでの食事や買い物
オート・・・オートチャージ
現金・・・現金チャージ

利用履歴の種別を見ると、物販については日付と金額しか情報が記載されていません。これでは何に使ったかが分かりません。とりあえず会計ソフトにインポートして、物販だけ追加入力する必要があります。

ここで、領収書やレシートの出番です。弥生会計なら摘要欄に用途や支払先を入力します。(文字が見えにくいですが「国会図書館/コピー」と入力しました。

もし、現金払いの領収書といっしょに保管されていると、領収書の山から電子マネー(今回はSuica)のレシートを探さないといけなくなります。膨大な資料から1枚の領収書を探すのは苦痛ですよね・・・。

電子マネーの領収書は現金払いの領収書とは分けて保管することが必要だとイメージできましたか?

nanacoも履歴のインポートだけでは不十分

Suicaと同じ電子マネー「nanaco」、こちらも履歴をインポートすることが可能です。しかし、Suica同様に履歴をインポートしただけでは、「nanaco加盟店」としか表示されないケースも多く、レシートを見ながら補足の入力をする必要があります。

電子マネーの領収書は現金払いの領収書と分けて保管する、まとめ

電子マネーの領収書は税務署対策として保管が必要です。さらに、経理を楽にするのであれば、現金払いの領収書とは分けて保管しておくべきです。会計ソフトにインポートした後の仕訳修正に電子マネーの領収書が必要だからです。