Suicaの履歴を会計ソフトに取り込む方法を説明します。電車やバスの移動が多い場合、Suicaを毎日のように使うこともあります。交通費について、いちいち会計ソフトに入力するのは面倒です。Suicaを使っている場合は、履歴を上手に活用しましょう。

なお、ここではカード式のSuicaを前提としています。モバイルSuicaを使っている場合は、こちらをご覧ください。
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Suicaの履歴を取り込まないときの会計ソフトへの入力が面倒


↑取り込みで使うスイカとパソリ

今回は、Suicaの履歴を会計ソフトに取り込む方法をお伝えしますが、取り込みをしない場合、会計処理がかなり面倒です。

電車に乗ったごとに会計ソフトに入力するのが原則

5月10日に電車代464円をSuicaで払った場合、会計ソフトに入力仕訳は次のとおりです。

日付:5月10日
金額:464円
借方科目:旅費交通費
貸方科目:Suicaなど
摘要:さいたま新都心〜飯田橋

摘要は「電車代」としか記載しない人もいると思います。でも、不透明さを減らすためにも、乗車区間くらいは書いたほうがいいと思います。券売機で定期的に履歴をもらっているなら、それを見れば分かりますけどね。

履歴を見ないで交通費を入力するのは地獄

もし、先ほどの例で現金で切符を買ったとします。そうすると、手元に何も履歴が残りません。会計ソフトに入力するときには、かなり面倒なのでイメージしてみましょう。

日付:行き先を確認する→スケジュール帳
金額:乗車賃を調べる→乗り換え案内サイト

だいぶ面倒です。月末の交通費精算を思い出した人もいるのではないでしょうか?かなり非効率ですよね。Suicaの履歴を上手に使っていきましょう。

Suicaの履歴を会計ソフトに取り込む方法

ここからSuicaの履歴を会計ソフトに取り込む方法をお伝えします。モバイルSuicaとはちょっと違います。

カード式Suicaはクラウド系ソフトと直接連携ができない

freeeなどのクラウド会計ソフトだと、カードタイプのSuicaと直接連携できません。モバイルSuicaは直接連携できます。カード式Suicaの場合はどんな会計ソフトを使っていても少し手間がかかります。


↑freeeが連携している決済サービス

Suica履歴を会計ソフトに取り込む手順

Suicaの履歴を会計ソフトに取り込むには、次の手順で進めます。

Suicaの履歴をコピーする

エクセルに貼り付ける

取り込める形式に直す

会計ソフトに取り込む

Suicaの履歴をコピーする

Suicaの履歴は、Suicaインタネットサービスで取ることができます。

↓ログイン後、「SF(電子マネー)利用履歴」を選択するところからスタートです。

↓「〜月〜日以前」と指定するところがちょっと特殊です。26週以内の最新100件までしか履歴表示できない点に注意してください。利用頻度に応じて1~6ヶ月に1回は履歴を取る必要があります。

↓パソリ(カードリーダー)の上にSuicaカードを置いて「次へ」を押すと、読み込みが始まります。少し時間がかかります。

明細が出てきたら、マウスでドラッグして右クリックでコピーします。

今回は使いませんが、PDFでダウンロードすることもできます。履歴だけとりあえずダウンロードして、あとでまとめて会計ソフトに取り込むならPDF保管でもいいですね。

エクセルに貼り付ける

例えば、下の履歴5件を取り込むとします。

↓ドラッグして、右クリックでコピーします。

取り込める形式に直す

会計ソフトに取り込むには、会計ソフトごとの決まった形式に合わせてあげないといけません。今回は弥生会計に取り込みます。弥生会計の場合、取り込むには次の25項目を順番どおりに指定する必要があります。

1.識別フラグ
2.伝票
3.決算
4.取引日付
5.借方勘定科目
6.借方補助科目
7.借方部門
8.借方税区分
9.借方金額
10.借方税金額
11.貸方勘定科目
12.貸方補助科目
13.貸方部門
14.貸方税区分
15.貸方金額
16.貸方税金額
17.摘要
18.番号
19.期日
20.タイプ
21.生成元
22.仕訳メモ
23.付箋1
24.付箋2
25.調整

テンプレートを作っておけば簡単です。今回は事前にテンプレートを作っておきました。

↓貼り付け用シート

↓弥生インポート形式シート

貼り付け用シートに、コピーしたSuica履歴を貼り付ると、インポート形式シートで仕訳が出来上がるイメージです。

実際に貼り付けると、次のようになります。

貼り付けた文字や金額をシート紐づける関数は次の記事で詳しく説明していますので、気になる方はそちらをご覧ください。

エクセルの関数を設定するので、次の記事も役に立つと思います。

このように、Suica履歴専用のエクセルシートを作っておけば、Suicaインターネットサービスからコピペするだけで、会計ソフトにインポートできる形式が一瞬で完成します。

会計ソフトに取り込む

CSVファイルさえ完成してしまえば、あとは会計ソフトに取り込むだけです。弥生会計ならインポートでファイルを指定すれば、取り込みが完了します。

必要に応じて修正する

Suicaはチャージと電車しか使わないなら、インポートして終わりです。しかし、物販の場合、支払先や内容がSuica利用履歴に残りません。そのため、弥生会計へのインポート後に手入力で修正する必要があります。

この修正を考慮すると、Suicaで飲食したり買い物するときのレシートや領収書は現金払いと分けて保管したほうがいいです。

Suicaの履歴を会計ソフトに取り込む方法、まとめ

カード式のSuicaの履歴を会計ソフトに取り込む方法を説明しました。パソリを持っていること、Suicaインターネットサービスに会員登録していること、この条件が揃っていれば取り込みができます。大変そうに見えますが、最初の設定だけしっかりやれば、あとはコピペを繰り返すだけです。Suicaの履歴を上手に使いこなして経理を楽にしましょう。