現金支払いの経費は、弥生会計を使っている場合、2通りの楽に仕訳入力する方法があります。例えば、郵便料金を現金で10回払ったときに一つ一つ仕訳入力するのは面倒です。これを楽にするのは、弥生会計の仕訳コピーをする方法、もう一つがエクセルから取り込む方法です。どちらもメリットデメリットありますので、使い分けが必要です。

現金支払いの経費は減らす、これが原則

今回のテーマは、現金支払いの経理処理方法です。経理を楽にするという目線では、そもそも現金支払いはできるだけ減らしたほうがいいです。通帳やクレジットカードや電子マネーを使えば、CSVファイルに取引を集計してもらえますが、現金だとそうもいきません。一つ一つ処理しないといけないので、現金支払いを減らす工夫は常に意識しておきましょう。

現金支払いの経費、弥生会計で楽に処理する3つの方法【仕訳コピー、エクセル取り込み】

現金支払いを減らすといっても、ゼロにするのは厳しいです。現金払いしか受け付けていないケースも多いからです。弥生会計で楽に処理する方法を3つ紹介します。弥生会計の仕訳コピーを使う方法、エクセルを取り込む方法を紹介します。アプリを使う方法もありますが、精度が低いのであまりオススメできません。

弥生会計の仕訳コピーを使う

業種によって、現金支払いの同じ取引が何度も出てくるようなケースがあります。例えば、税理士事務所だと、郵送料金の現金払いを繰り返すことが多いです。

4/13、通信費、485円、郵便料金
4/18、通信費、690円、郵便料金
4/20、通信費、840円、郵便料金

上の3つの取引だった場合、弥生会計では仕訳コピーを使うとそれなりに楽です。
(相手科目は事業主借としておきます。)

1.一つだけ取引を手入力

2.仕訳コピーする。「編集」→「行コピー」を選択。

「ctrl+L」でもコピーできるので、多用する場合は覚えておいてもいいです。

3.貼り付ける。「編集」→「行貼り付け」を選択。

「ctrl+Y」でも貼り付けできます。「ctrl+Y」を連打すれば、仕訳を量産できます。

4.日付と金額を手入力で修正する

この方法のデメリットは、大量の仕訳コピーには向いていない点です。仕訳コピー(ctrl+L、Y)の連打で大量に取引を増やしておき、余ったら削除するやり方となるので、余った仕訳を削除するのが面倒です。

大量コピーの場合は、エクセル取り込みを使いましょう。

エクセルを使って取り込みする

先ほどの郵便料金の仕訳が30個くらいあるときは、エクセルを使って取り込みしたほうが楽です。

1.弥生会計用のエクセルテンプレートを準備します。
このサイトではおなじみですが、弥生会計に取り込みするには次の項目を網羅している必要があります。

1.識別フラグ
2.伝票
3.決算
4.取引日付
5.借方勘定科目
6.借方補助科目
7.借方部門
8.借方税区分
9.借方金額
10.借方税金額
11.貸方勘定科目
12.貸方補助科目
13.貸方部門
14.貸方税区分
15.貸方金額
16.貸方税金額
17.摘要
18.番号
19.期日
20.タイプ
21.生成元
22.仕訳メモ
23.付箋1
24.付箋2
25.調整

2.「日付」「借方金額」以外を埋める
日付と金額以外はすべて同じ内容の取引なので、次のように入力していきます。

5.借方勘定科目・・・通信費
8.借方税区分・・・課税仕入込8%
11.貸方勘定科目・・・事業主借
14.貸方税区分・・・対象外
17.摘要・・・郵便料金

「15.貸方金額」は「9.借方金額」と同額なので、「=」の関数を設定しておきましょう。

4.「4.取引日付」「9.借方金額」を入力する
取引日付と借方金額を入力します。

「=」で繋いだ貸方金額にも数字が入っていることは確認が必要です。

5.取り込みする部分だけ選択してCSV保存
今回、下記部分だけ弥生会計に取り込みするので、範囲を選択します。

新規のエクセルを開き、選択した部分を貼り付けて、CSVファイルで保管します。

6.弥生会計で取り込み(インポート)
あとは弥生会計でインポートするだけです。1~5までが間違っていると、インポートができません。

設定が間違っていなくても、最初だけ「税区分マッチング」が必要なので、上のような画面が出ることがあります。。「課税対応仕入8%」として「OK」を押せば取り込み完了です。

「ctrl+L」の仕訳コピーだと、余分な仕訳を削除しないといけないですが、こちらはCSVファイルに無駄な取引が入っていないので削除する必要がありません。取引量が多いときはエクセルが有効です。

現金取引で数がかなり多い取引先が複数あるときは、取り込み専用のフォーマットを作っておくと、エクセルの加工を何度もやる必要がないので楽です。

例えば、司法書士事務所だと、法務局で払う印紙代は、この方法と相性がいいです。印紙代の領収書をまとめておいて、エクセルに日付と金額だけどんどん入力していけば、手間も時間も最小限に抑えることができます。司法書士事務所の場合、収入の経理も工夫次第でだいぶ経理が楽になるので、事務所によって経理に使う時間や手間に差が出やすいです。

現金支払いの経費の経理方法。弥生会計の仕訳コピーorエクセル取り込み、まとめ

現金支払いは、できるだけ減らしたほうが経理は楽です。しかし、現金払いしかできない取引先は、仕訳コピーやエクセル取り込みを使って、手作業の部分を省いていきましょう。同じ仕訳が何十個もある場合はエクセル、数個なら仕訳コピーという使い分けがオススメです。

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