預金口座やクレジットカードや電子マネーなどのCSVデータを弥生会計などの会計ソフトに取り込むとき、手作業での修正も少なくするには、エクセルの工夫が必要です。消費税の税区分と勘定科目を紐付けすることで、取り込み後の手作業を最小限にすることができます。ずっと楽するために、最初だけがんばってみませんか?

エクセルで勘定科目から税区分を呼び出す、使うのはインポート時

エクセルで勘定科目から税区分を呼び出すのは、主に会計ソフトへのインポートに役立ちます。弥生会計とゆうちょ銀行を例として説明していきます。(加工したら日付がおかしいですね、失礼しました)

まず、ゆうちょ銀行からダウンロードした預金CSVファイルは次のとおりです。弥生会計に取り込みます。

このデータを弥生会計に取り込むには、弥生インポート形式のエクセルテンプレートにデータを当てはめていく必要があります。

↓弥生会計インポート形式のエクセルテンプレート(一部)

弥生インポート形式とは、下記の項目が網羅されたものです。

1.識別フラグ
2.伝票
3.決算
4.取引日付
5.借方勘定科目
6.借方補助科目
7.借方部門
8.借方税区分
9.借方金額
10.借方税金額
11.貸方勘定科目
12.貸方補助科目
13.貸方部門
14.貸方税区分
15.貸方金額
16.貸方税金額
17.摘要
18.番号
19.期日
20.タイプ
21.生成元
22.仕訳メモ
23.付箋1
24.付箋2
25.調整

「日付」「摘要」「金額」、このあたりは「ctrl+C、V」のコピペでも対応できますが、勘定科目や税区分はコピペが不可能です。エクセルの関数で呼び出すか、手作業で指定するかのどちらかとなります。

もし、勘定科目と摘要を手作業で設定するなら、通帳を見ながら直接会計ソフトに入力したほうが早いので、エクセルを使う意味はありません。

勘定科目から税区分を上手に呼び出すには、関数を使うしかありません。

勘定科目から税区分を呼び出すエクセル関数【弥生会計で実践】


↑データベースがポイント

勘定科目から税区分を呼び出すには、「1.エクセルにデータベースを作る」「2.データベースから呼び出す」、この2段階で行います。弥生会計で実際にやってみましょう。

データベースの作成【勘定科目と税区分をつなぐ】

勘定科目「売上」のときは税区分「課税売上8%」、こう呼び出せるように、データベースを作ります。

まず、弥生インポート形式のエクセルシートに「Sheet2」を追加します。

具体的な数値があったほうが関数の設定が楽なので、次に、Sheet2の左上にサンプルとなる銀行預金のCSVデータを貼り付けました。

ここからデータベースを具体的に作成していきます。貼り付けたデータの右の空きスペースに「勘定科目」と「税区分」と入力していきます。勘定科目も税区分も弥生会計インポート形式と合わせる必要があります。「未確定勘定」も入れておきましょう。

(注)1回しかデータベースは作らないので、今回は手入力しています。弥生会計の科目設定からダウンロードして、データを引っ張るやり方もあります。

関数の設定「8.借方税区分」

次は、弥生インポート形式のシートへの関数の入力です。「5.借方勘定科目」と「11.貸方勘定科目」に応じて税区分を呼び出す関数を設定します。(貸方勘定科目と借方勘定科目は摘要から呼び出しています。詳しくはこちらをご覧ください

「8.借方税区分」の1行目のH3セルに、次の関数を設定しています。

=IF(ISERROR(VLOOKUP(E3,Sheet2!$P$9:$Q$23,2,FALSE)),”対象外”,VLOOKUP(E3,Sheet2!$P$9:$Q$23,2,FALSE))

長い関数で意味が分かりにくと思いますが、次のような意味が込められています。

・「Sheet2!$P$9:$Q$23」→四角枠のデータベースを範囲指定しているという意味
・弥生インポート形式の「勘定科目」に、データベースの「勘定科目」と完全一致するものがあるか
・完全一致していれば、データベースの「勘定科目」の隣の「税区分」を表示させる
・一致しないなら、税区分は「対象外」と表示させる

IFやISERRORが入り組んでいるのが関数を難しく見せてしまっていますが、これを入れないとエラーがたくさん出てしまうので、入れたほうがいいです。

関数の設定「14.貸方税区分」

貸方税区分も考え方はいっしょです。関数は「E3セル」が「K3セル」に変わっただけです。

「14.貸方税区分」の1行目のN3セルに、次の関数を設定しています。

=IF(ISERROR(VLOOKUP(K3,Sheet2!$P$9:$Q$23,2,FALSE)),”対象外”,VLOOKUP(K3,Sheet2!$P$9:$Q$23,2,FALSE))

データベースには「ゆうちょ」を登録していません。でも、IFやISERRORを入れたおかげで「対象外」と表示してくれています。

会計ソフトに取り込んでから修正するのは面倒

会計ソフトへの取り込み(インポート)だけを考えるなら、税区分を指定しなくても大丈夫です。弥生会計だったら、とりあえず消費税は「対象外」としておいて、インポートしてから直せばいいです。でも、よく考えてみましょう。

インポート前・・・関数を一つ設定する
インポート後・・・仕訳を複数修正する

インポート前にきっちり設定しておけば1回で済んだのに、インポート後は手作業で何回も修正をしないといけなくなるのは面倒ですよね?

エクセルで勘定科目から税区分を呼び出す関数、まとめ

関数を使って勘定科目から税区分を呼び出すことは、弥生会計などの会計ソフトへの取り込みに便利です。最初はデータベースへの入力が多いので面倒に感じるかもしれませんが、出来上がったテンプレートはずっと使い続けることができます。摘要から勘定科目を呼び出す関数と合わせれば、通帳CSVのコピペだけで仕訳を自動で作成することも可能です。