銀行預金のCSVファイルをダウンロードして会計ソフトに取り込みをするときにこんな悩みはありませんか?取引日や摘要や金額は簡単にCSVから数字を引っ張ってくることができるけど、勘定科目の指定ができない。エクセルの関数を一つだけ使えば、勘定科目を設定してくれます。CSVのデータをコピペすれば、勘定科目が決まるってfreeeやマネーフォワードを無料で使っているようなものです。ぜひ使いこなしましょう!

摘要から勘定科目を自動で決める関数【預金CSVと弥生会計】

早速ですが、勘定科目を自動で決める関数をお伝えします。まずはオンラインバンキングからCSVファイルをダウンロードしておいてください。このサイトではジャパンネット銀行と弥生会計を使って、取り込み用のフォーマットを作っていきます。

最終的にどんなことができる?

この記事で説明することがマスターできたら、預金CSVファイルのデータをコピペしただけで、「消耗品/普通預金」「普通預金/売上」といった仕訳が自動で作られます

関数を使わないと、後で修正しないといけない「未確定勘定」をたくさん使うこととなるので、経理の手間が減りません。この関数を使うことで、預金はコピペすればOKというところまでいけます。

オンラインバンキングのCSVファイルをダウンロードする

CSVファイルを弥生会計に取り込みますので、まずはオンラインバンキングからCSVファイルをダウンロードします。

エクセルシートの準備

預金CSVの取り込みに使うエクセルシートを準備します。一回作り込んでおけば、ずっと使えるので、最初は大変ですががんばって作りましょう。

まずは、このサイトではお馴染みの弥生インポート形式のエクセルを準備します。
(この形式を初めて見た方は、こちらの記事をご覧になってください。)

おさらいですが、弥生会計に仕訳を取り込むには、次の内容を順番通りに網羅しないといけません。

1.識別フラグ
2.伝票
3.決算
4.取引日付
5.借方勘定科目
6.借方補助科目
7.借方部門
8.借方税区分
9.借方金額
10.借方税金額
11.貸方勘定科目
12.貸方補助科目
13.貸方部門
14.貸方税区分
15.貸方金額
16.貸方税金額
17.摘要
18.番号
19.期日
20.タイプ
21.生成元
22.仕訳メモ
23.付箋1
24.付箋2
25.調整

エクセルファイルは、空欄のシート2を追加しておきましょう。次の章で、摘要から勘定科目を指定できるようにカスタマイズしていきます。

摘要から勘定科目を自動で呼び出す関数を設定する

ここが今回のメインです。さきほど追加した空欄のシート2を加工していきます。

ジャパンネット銀行からダウンロードしたCSVファイルは次のとおり記載されています。
(説明がすっきりするように取引は3つです)

このCSVファイルに関数を打ち込んで勘定科目を引っ張って来れるようにします。借方と貸方の両方の勘定科目を自動で設定するということです。弥生インポート形式だと5番と11番です。

・摘要と勘定科目のデータベースを作る
・データベースから勘定科目を紐づける

この2段階でやっていきます。

摘要と勘定科目のデータベースを作る

CSVファイルの取引相手や内容から摘要と勘定科目をデータベースとして作っていきます。ポイントは、CSVファイルに記載される内容と完全一致させることです。

今回は2つ登録しています。このデータベースと完全一致の摘要があるときは勘定科目を呼び出すことができるようになります。

普通預金の相手勘定科目を決める

データベースの右側に、普通預金の相手勘定科目を呼び出す関数を入力します。「普通預金/売上」なら「売上」、「通信費/普通預金」なら「通信費」が相手勘定科目です。もし、データベースに該当しないときだけ「未確定勘定」とします。

=IF(ISERROR(VLOOKUP(H2,$X$2:$Y$11,2,FALSE)),”未確定勘定”,VLOOKUP(H2,$X$2:$Y$11,2,FALSE))

関数の理屈を全部理解する必要はありません。なんとなく意味が分かればOKです。

H2・・・CSVファイルの摘要
$X$2:$Y$11・・・摘要と勘定科目のデータベース

H2のセルがデータベースと一致してる・・・データベースから勘定科目を呼び出す
H2のセルがデータベースと一致しない・・・未確定勘定とする

3つめの摘要は「振込 BCD」なので、データベースに登録されていません。そのため、未確定勘定と表示されています。

借方と貸方の勘定科目を決める

借方と貸方に入る勘定科目は、「普通預金」又は「相手勘定科目」のどちらかです。これは通帳の出入金に応じて関数を設定します。

上の図で「支払手数料」と表示されているN2セルは、次のように関数を設定しています。

=IF(J2=””,AA2,”普通預金”)

J・・・お預り金額(入金)
AA2・・・相手勘定科目

J2が空欄だったら相手勘定科目を表示させ、J2が空欄じゃなかったら「普通預金」とする。

入金なら借方に普通預金が入る、出金なら貸方に普通預金が入る、簡単にいうとこれだけです。

貸方勘定科目も同じように設定します。3つ目の取引の貸方勘定科目が未確定勘定になっているのは、データベースに「振込 BCDE
」の登録がないからです。

他の項目はどうする

今回は、借方と貸方の勘定科目に絞って説明してきました。別の項目は、記事を分けてあるので、参考にしてください。全部組み合わせると、通帳データをダウンロードしてコピペしたら弥生会計に取り込んだら仕訳が完成しちゃうので、これこそが経理ゼロの理想形です。

【ジャパンネット銀行CSVと弥生インポート】
4.日付(工事中)
8.借方税区分、14.貸方税区分(工事中)

ジャパンネット銀行CSVと弥生会計で説明していますが、会計王やJDLでも考え方はいっしょです。

摘要から勘定科目を自動で決める関数、まとめ

ジャパンネット銀行などの預金口座CSVファイルは、関数を設定することで、仕訳を作ることができます。関数の設定は1回だけやってしまえば、ずっと使えます。最初は大変かもしれませんが、がんばってやってみてくださいね。

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