請求書の書き方や見本を公開しているサイトはたくさんあります。でも、経理を楽にする目線で書かれてはいません。そこで経理業務を少なくするための請求書の書き方を見本付きで紹介したいと思います。事務員を雇っていないスモールビジネスを営む方の役に立つと思います。

請求書の書き方の見本、経理を楽にする文例集

日付や金額や内容が分かれば、請求書の書き方は基本的に自由です。「見本」で検索すれば、たくさんヒットするので、デザインなどはそのまま真似すればいいでしょう。しかし、経理業務を楽にする魔法の言葉がありますので、文例集として紹介していきます。

念のための領収書発行依頼を省略する文例

請求書を発行して振り込んでもらったとき、「一応、領収書をください」というお客さんがいます。領収書を発行すると、経理業務で2つの無駄が出てしまいます。

・時間のムダ・・・領収書を作成する、宛名を封筒に書く、送り状を作る
・費用のムダ・・・印紙代、郵送コスト

振込票や通帳を見れば支払事実が確認できるので、領収書がなくても問題がありません。この領収書の発行を省略するために、次の一言を加えてはいかがでしょうか?

「振込票は領収書と同様の効力があるので大切に保管してください」

支払いの事実を証明するのは領収書だけだと思っている人が多いです。そんな方には「領収書と振込票は同じ」という事実をさらりと教えてあげましょう。これだけで「念のため領収書をください」と言われる確率が減ります

「領収書発行の省略にご協力ください」

上の振込票の文例といっしょに書くとより丁寧な印象を与えることができます。これ以外だと「ペーパーレス」「エコファースト」といった環境に配慮している印象も与えられます。協力をお願いすると印象がいいですよね。

振込手数料を負担してもらう文例

請求した金額から振込手数料が差し引かれて振り込まれると、経理が少し面倒になります。例えば、請求額1万円で、540円の振込手数料が差し引かれて入金されたとき、会計処理は次のとおりです。

請求時:売掛金10,000円/売上10,000円
入金時:預金9,460円、手数料540円/売掛金10,000円

請求額と入金額の誤差が出るので、仕訳を直す手間が出ます。請求書の発行件数が多いと、その分だけ経理の手間が増えてしまいます。そこで会計処理が楽になるような文例を請求書に入れるといいです。

「申し訳ありませんが、振込手数料はご負担くださいませ」

振込手数料を負担してほしいと明記すれば、振込手数料を引いてくることは少ないです。「申し訳ありませんが」「恐縮ですが」、このあたりが入っていると相手が不快な気持ちにはなりにくいでしょう。

「請求額から振込手数料分をお値引きしてあります」

業界の慣習で、お金をもらう側が振込手数料を負担するケースも多いです。この慣習に逆らって「振込手数料を負担してください」とお願いすることはできません。

そこで、本来10,000円の請求額を、手数料分を値引きして9,460円とします。「振込手数料分540円をお値引き致しましたので、9,460円をお振込みください」と書くイメージです。

「請求額=入金額」となるようにあらかじめ値引きした請求書を発行します。あくまで経理を楽にすることが目的です。これだと、仕訳は次のとおりとなります。

請求時:売掛金9,460円/売上9,460円
入金時:預金9,460円/売掛金9,460円

これなら、手数料部分について、後から手作業で修正しなくて済みます。得意先の協力次第ではありますが・・・。

請求書の書き方の見本、経理を楽にする文例集、まとめ

今回、経理を楽にする請求書の書き方を紹介しました。相手のあることですが、不快にさせない表現で請求書に一文を入れることが、経理事務が変わってきます。特に、ひとりでビジネスをしている人は、会計ソフトへの入力に時間を使っている余裕はないはずです。請求書を工夫して、経理を軽くする工夫をしてみてはいかがでしょうか。